A reunião contou com a presença de todos os agentes envolvidos nas festividades: Câmara Municipal de Vizela, Comissão de Festas de Vizela, Guarda Nacional Republicana, Bombeiros Voluntários de Vizela e União de Freguesias de Caldas de Vizela (S. Miguel e S. João).
No ano passado, o Serviço Municipal de Proteção Civil elaborou o primeiro Plano de Coordenação para as Festas de Vizela, sendo que este ano se seguiu o mesmo procedimento.
Este Plano de Coordenação é um documento que visa o planeamento, organização e coordenação dos Agentes de Proteção Civil e das entidades de apoio envolvidas durante todo o evento, para que, caso ocorra alguma situação anómala e inusitada à qual seja necessária a sua intervenção, o tempo de resposta seja minimizado de modo a repor a normalidade.